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No dia 14 de abril de 2020, foi publicada a Instrução Normativa No. 79 do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (o DREI) sobre a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.
Considerando, conforme dito acima, que a IN se aplica somente às sociedades citadas, fica estabelecido que as reuniões e assembleias podem ser:
(i) semipresenciais, quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização da assembleia, mas também a distância; ou
(ii) digitais, quando os acionistas, sócios ou associados só puderem participar e votar a distância, caso em que a assembleia não será realizada em nenhum local físico.
Contudo, vale ressaltar que a IN não se aplica às reuniões e assembleias em que a participação e a votação de acionistas, sócios ou cooperativados sejam exclusivamente presenciais.
De toda forma, cabe mencionar que a participação e a votação a distância dos acionistas, sócios ou associados na assembleia poderá ocorrer mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico. Ainda neste sentido, o instrumento de convocação deverá informar, em destaque, que a reunião ou assembleia será semipresencial ou digital, conforme o caso, detalhando como funcionará a participação e votação a distância.
De acordo com as disposições da referida Instrução, o acionista, sócio ou associado poderá participar da assembleia ou reunião semipresencial ou digital desde que apresente os documentos necessários para tal até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos, ainda que tenha deixado de enviá-los previamente.
Tendo em vista os procedimentos de arquivamento, a IN estabelece que a sociedade deverá manter arquivados todos os documentos relativos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital, bem como a gravação integral dela, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la.
Adicionalmente, como novidade trazida pela IN, a norma define que os sistemas eletrônicos adotados pelas sociedades para realização da assembleia semipresencial ou digital devem garantir:
(i) a segurança, a confiabilidade e a transparência da assembleia;
(ii) o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados;
(iii) a preservação do direito de participação a distância do acionista, sócio ou associado durante todo a assembleia;
(iv) o exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio associado, bem como o seu respectivo registro;
(v) a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante a assembleia;
(vi) a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;
(vii) a gravação integral da assembleia, que ficará arquivada na sede da sociedade; (viii) a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar da assembleia e pessoas cuja participação seja obrigatória.
Estabeleceu-se também que a ata da assembleia deve constar a informação de que ela foi semipresencial ou digital, informando-se a forma pela qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso.
Neste contexto, a IN determina que quando a ata da assembleia não for elaborada em documento físico: (i) as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica; (ii) devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer acionistas, sócios ou associados; e (iii) o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização, especialmente os previstos na referida IN.
Por fim, e não menos importante, as reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Coronavírus (Covid-19), poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes:
(i) comparecendo de fato ou que nela se faça representar fisicamente;
(ii) através de boletim de voto a distância válido pela sociedade; ou
(iii) pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade.
