Chegou a hora da prestação de contas

Tempo de leitura: 11 minutos

[Atualizado em 31/03/2020]

Com a chegada do mês de abril, normalmente estaria se aproximando a época em que as sociedades devem organizar seus balanços contábeis e formalizar suas contas, para realizar a prestação e aprovação de contas anual dos resultados econômicos da sociedade aos seus sócios. 

Contudo, em decorrência da situação de anormalidade vivenciada no país, instalada pela pandemia viral causada pelo Covid-19, foi publicada, em 30 de março de 2020, a Medida Provisória n° 931, que abordou certos alongamentos e suspensões de prazos legais exigidos para as sociedades empresárias e outras empresas.

Em regra, a prestação e aprovação de contas corresponde à obrigação legal a todas as sociedades, limitadas (art. 178, Lei 10.406/2002) e por ações (art. 132, Lei 6.404/1976), as quais devem providenciar, nos primeiros 4 (quatro) meses após o encerramento do ano fiscal, uma assembleia ou reunião de sócios para analisar e deliberar sobre o balanço patrimonial e o balanço de resultado econômico da sociedade, referente ao exercício anterior.

Agora, com a recente edição da MP 931/2020, o prazo para tal procedimento foi alterado para até 7 (sete) meses, após o encerramento do exercício social, ou seja, até final de agosto, para as sociedades que seguem o ano civil. A MP dispõe, também sobre a suspensão de prazos contratuais e estatutários de sociedades empresariais que exijam a realização das Assembleias ou reuniões ordinárias em tempo inferior a tal prazo.

Em razão de tal adiamento de prazos, a MP determina que deverão ser considerados automaticamente prorrogados os mandatos de Administradores, Diretores e membros de Conselho que se encerram neste período, para que permaneçam em suas funções até a realização de próximas eleições. 

Por outro lado, houve modificações na legislação trazidas com a MP, permitindo a realização de assembleias e reuniões por meio virtual, sendo assim, ainda é possível seguir com o cronograma normal de sua sociedade, postergando-se, apenas, o efetivo registro das Atas e demais documentos. Assim, permanece a recomendação para as empresas que podem seguir o cronograma regular que realizem suas assembleias e reuniões em modo online, e efetuem a prestação e aprovação de contas, dentro dos prazos normais. 

O que é? 

A prestação de contas corresponde a um procedimento tomado pelo órgão de administração da sociedade, que envolve todas as etapas de apuração das contas do exercício social e a respectiva apresentação destas aos demais órgãos e sócios da sociedade, por meio de assembleia ou reunião, devidamente convocadas para tanto. 

É obrigatória a todos os tipos de sociedades personificadas e empresários registrados, sendo facultativa a outros tipos de empresas, embora altamente recomendada, pelos mesmos motivos que serão elencados, abaixo. 

Qual a importância?

Além de ser uma obrigação, prevista em lei – no Código Civil e na Lei das Sociedades por Ações –, a prestação de contas representa “uma obrigação do administrador e uma faculdade dos sócios(Lei das S.A. em seus 40 anos, organizadores Alberto Venancio Filho; Carlos Augusto da Silveira Lobo; Luiz Alberto Colonna Rosman, 2017).

Todo sócio tem o direito de poder solicitar, ao administrador da sua sociedade, que informe a real situação financeira e contábil do negócio. É um direito dos sócios conhecer, de forma clara, objetiva, idônea, precisa e documentada todas as movimentações financeiras, como entradas, saídas, e obrigações cumpridas, pendentes e inadimplidas pela sociedade. Caso negue-se tal direito, poderá ser proposta a ação de exigir contas contra o administrador.

Todo administrador, por outro lado, tem o dever de prestar aos sócios as contas justificadas da sociedade, apresentando o inventário, o balanço patrimonial e o balanço de resultado econômico referentes ao exercício social anterior. Contudo, prestar as contas aos sócios é também um direito do administrador, vez que, ainda que estes não a solicitem, poderá cumprir sua obrigação, a fim de afastar qualquer imputação de responsabilidade sobre os resultados obtidos no período.

Importante! 

Ação de Prestação de Contas é a medida judicial cabível quando há uma obrigação de prestação de contas por uma parte (o administrador) à outra (os sócios) e aquela se nega a realizá-la, ou a realiza mas existe divergência quanto aos termos e valores apresentados (art. 550 do Código de Processo Civil). Assim, tanto o sócio pode propor a ação para exigir a prestação das contas, quanto o administrador pode propô-la para liberar-se de tal obrigação.

Além da importância societária, a correta prestação de contas traz benefícios em outros aspectos, como:

  • aspecto falimentar: é preciso ter livros escriturais atualizados e averbados no órgão competente para que se possa requerer a recuperação judicial ou homologar a extrajudicial e para ajuizar pedido de autofalência, bem como para resguardar-se contra pedidos infundados de falência por terceiros;
  • aspecto regulatório: diversos editais licitatórios requerem comprovação de aprovação de contas dos últimos exercícios para a habilitação dos concorrentes; 
  • aspecto judicial: somente as contas devidamente aprovadas e averbadas nos respectivos livros de registo poderão ser utilizadas como prova judicial para se defender em qualquer espécie de processo; 
  • aspecto comercial: muitas instituições financeiras e bancárias solicitam comprovação de que as contas dos últimos exercícios sociais foram aprovados para conferir linhas de créditos e outras vantagens comerciais.

A falta de averbação de quaisquer documentos na junta comercial competente, por mais de dez anos, gera a possibilidade de cancelamento, de ofício, do registro da sociedade ou do empresário individual (art. 60, Lei 8.934/1994). 

Não há penalidade imediata pela não formalização das contas e prestação de contas, contudo, caso a sociedade venha a sofrer a falência, a inexistência ou as falhas e erros na escrituração contábil podem configurar a incidência de crimes falimentares, nos termos da Lei 11.101/2005. 

Como proceder?

A prestação de contas depende da deliberação em Assembleia ou Reunião de sócios, devidamente convocada para este fim, cuja convocação deverá ser efetuada pela própria administração da sociedade, com antecedência mínima de trinta dias, devendo ser instruída dos documentos e demonstrativos que irão embasar a deliberação. Tal compartilhamento prévio de informações não é mera formalidade, mas um instrumento efetivo de transparência e prerrogativa exigível dos sócios.

É necessário observar os procedimentos específicos para cada sociedade, em respeito ao seu contrato ou estatuto social, bem como ao tipo societário, se sociedade limitada (art. 1.078, Código Civil) ou sociedade anônima (art. 132 e seguintes, Lei 6.404/1976).

Sociedades de Grande Porte: A Lei 11.638/2007 estabelece que sociedades com ativo total superior a R$ 240.000,00, ou receita bruta anual superior a R$ 300.000,00, deverão obrigatoriamente submeter suas contas a uma auditoria independente, bem como deverão publicar suas contas previamente à deliberação, no Diário Oficial do Estado e em um jornal de grande circulação da sua sede.

Dispensa de publicação: As sociedades com patrimônio líquido, na data do balanço, inferior a R$ 2.000.000,00 não será obrigada à elaboração e publicação da demonstração dos fluxos de caixa.

Ao final da assembleia ou reunião deverá ser lavrada uma ata, mencionando todos os presentes, eventuais ressalvas feitas às contas apresentadas, a aprovação, com a respectiva assinatura de todos os sócios presentes, ao fim. É importante ter especial atenção aos documentos, pois, toda e qualquer ressalva, erro ou contradição deve ser mencionada nesta reunião, de forma fundamentada e justificada, fazendo-se constar em ata os pontos divergentes.

Importante! Ação de Responsabilidade do Administrador: esta é a medida judicial cabível a ser proposta contra um administrador, quando este pratica algum ato em desacordo com o contrato ou estatuto social, em desacordo com o definido pelos sócios, extrapolando suas funções e permissões, ou quaisquer outros atos ilícitos, fraudulentos ou dolosos, de forma a gerar prejuízos à sociedade ou aos seus sócios. Caso constate-se algum desses casos por meio da prestação de contas, poderá ser proposta esta ação, em nome da sociedade ou dos sócios (art. 159, LSA).

Atenção! A aprovação sem ressalvas das contas ilide a possibilidade de ajuizamento de ação de responsabilidade perante os administradores pelos resultados econômicos do período, salvo erro, dolo, fraude ou simulação (art. 134, §3º, LSA). Por isso, é especialmente importante que todas as dúvidas ou questionamentos sejam levantados na assembleia ou reunião, de forma fundamentada, e registradas em ata, para uma eventual propositura de ação judicial.  

Quando deve ser realizada?

A regra legal estabelece que a prestação de contas deve ser realizada ao menos uma vez por ano fiscal, dentro dos quatro primeiros meses imediatamente subsequente ao seu encerramento. Considerando que a maioria das sociedades adota o ano civil como ano fiscal para o exercício social, a prestação de contas deve ser efetuada até dia 30 de abril de cada ano.

Contudo, como explicado no início deste artigo, a regra legal foi alterada pela MP 931/2020, em caráter excepcional, para que os prazos de realização das assembleias e reuniões de prestação e aprovação de contas sejam suspensos e possam ser realizados em até sete meses do encerramento do exercício. Isso se aplica para todas as sociedades empresárias, sejam limitadas ou por ações, e suas equiparadas, inclusive as cooperativas. 

Atenção! No entanto, vale ressaltar que nada foi abordado em tal MP sobre os atos de associações civis e sociedades de caráter não empresarial, que se sujeitam ao Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas, devendo estas seguir as orientações e prazos emitidos por cada órgão.

É possível que seja adotado outro prazo, mais curto, para a prestação das contas, sem prejuízo, devendo contudo ser respeitado este mínimo legal. Podem os sócios, em qualquer momento, caso o contrato social nada disponha a respeito, solicitar acesso às movimentações financeiras e contábeis da sociedade, bem como examinar os livros, documentos, o estado da caixa e da carteira da sociedade (art. 1.021, Código Civil).

Quem deve prestar as contas e quem deve votar?

Em verdade, quem deve prestar contas são os administradores da sociedade, aos seus sócios, e não a sociedade, em si, vez que é um dos deveres dos administradores, sejam eles sócios ou não sócios. 

Todos os sócios votam pela aprovação, com ou sem ressalvas, ou não aprovação das contas, exceto sócios que sejam também administradores, vez que considerados suspeitos para decidir sobre tal matéria (art. 1.078, §2º, Código Civil e art. 134, §1º, LSA). 

Ressalta-se que, apesar de os administradores não votarem sobre a aprovação das contas apresentadas por si, ao menos um deles, sócio ou não sócio, deve estar presente à Reunião ou Assembleia, para discutir os resultados e explicar e esclarecer eventuais dúvidas dos sócios (art. 134, §1°, LSA).

Como e qual o custo envolvido no processo?

Os procedimentos para a correta prestação de contas envolvem a elaboração de documentos societários e jurídicos, devendo observar-se os prazos e regras legais e contratuais específicos de cada sociedade. Após tal etapa, é necessário efetuar o registro de tais documentos nos órgãos de registro competentes (Junta Comercial ou Cartório), tendo custos relacionados a taxas de registro. 

Nós do FCM Law podemos auxiliar sua sociedade nas duas fases de procedimentos de prestação de contas, tanto com a elaboração dos documentos, quanto com a os registros necessários.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *