Novas regras para digitalização de documentos

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No dia 18 de março foi publicado o Decreto n° 10.278, que estabelece técnicas e requisitos para digitalização de documentos, com o objetivo de garantir que as cópias digitalizadas produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

O novo decreto, já em vigor, veio para complementar as Leis 12.682/2012, que trata sobre a elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, e 13.874/2019, que teve bastante repercussão, por ser elaborada com o objetivo de diminuir a burocracia e promover liberdade econômica.

Com a possibilidade de utilizar documentos digitalizados, além da evidente economia de espaço, ganha-se também com segurança e mobilidade, visto que os arquivos podem ser armazenados sob diversos tipos de proteção e com backups em lugares distintos, bem como podem ser transferidos rapidamente para atender alguma necessidade imediata.

No entanto, ainda que possibilite diversos benefícios, conforme mencionado, o novo decreto não se aplica a: 

  1. documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
  2. documentos em microfilme;
  3. documentos audiovisuais;
  4. documentos de identificação, como RG e CPF;
  5. documentos de porte obrigatório, como por exemplo a CNH; e
  6. aqueles que já são produzidos originalmente em formato digital “nato digitais”. 

Além disso, os documentos digitalizados, necessariamente, devem ser produzidos por entidade pública nacional, ainda que em relação com particulares; pessoa jurídica; ou pessoa natural; para que, entre si, produzam os mesmos efeitos legais que os documentos originais.

Assim, atendidas as exigências acima expostas, o documento a ser digitalizado deve seguir um padrão de produção, para que se possa garantir qualidade mínima para leitura, desenvolvimento em formato que possibilite outras pessoas o reproduzirem, e que não seja corrompido nem alterado de forma não autorizada, possibilitando auditá-lo e rastreá-lo.

Portanto, é fundamental utilizar os metadados recomendados, que são informações contidas no próprio documento, quais sejam: assunto, autor, data e local da digitalização, identificador do documento digital, nome do responsável pela digitalização (pode ser pessoa natural ou pessoa jurídica), título, tipo documental e, hash (um algoritmo que mapeia uma sequência de bits, com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade).

O armazenamento dos documentos digitalizados deve ser realizado com os metadados indexados, de modo que seja possível localizá-los, gerenciá-los e auditá-los, bem como deve garantir sua proteção contra alteração e destruição, e , quando aplicável, restrição ao acesso e reprodução não autorizados. Assim, devem ser preservados, no mínimo, até o transcurso do respectivo prazo  exigido por lei, salvo se houver valor histórico, circunstância que ensejará tratamento diferenciado, conforme aplicável.

O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por pessoa contratada, cabendo àquele a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização. Salvo se o possuidor for ente público, fato que, necessariamente, importará ao contratado responsabilidade integral perante a administração pública e solidária e ilimitada perante terceiros.

Entre particulares, para que seja reconhecida a equiparação ao documento original, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados é válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. No entanto, caso não haja consenso, deve ser aplicar as mesmas regras previstas para a comprovação perante entes públicos: ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.

Isto posto, segue abaixo as tabelas com maiores detalhes sobre as especificações técnicas para atender ao padrão determinado no novo decreto:

 

 

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